Nous facilitons votre organisation de sÃĐminaireâ€Ķ

Apemco peut allÃĐger l’organisation de votre sÃĐminaire en prenant en charge l’organisation, la recherche de prestataires, les nÃĐgociations et l’ÃĐtablissement du planning. 

Faire appel à Apemco pour une organisation de sÃĐminaire et solliciter notre service d’organisation, ne vous coÃŧte rien : vous serrez en contact direct avec les prestataires et partenaires avec lesquels nous travaillons, ces derniers vous ÃĐtabliront des devis et vous les rÃĐmunÃĐrez directement.

Gages de tranquillitÃĐ, nos services d’organisation de sÃĐminaire vous sont donc offerts.

Comment organiser un sÃĐminaire entreprise ?

Quel que soit votre budget, vous avez la possibilitÃĐ de planifier un ÃĐvÃĐnement mÃĐmorable, d’organiser un sÃĐminaire entreprise marquant. 

Les possibilitÃĐs sont infinies et votre imagination peut Être dÃĐbordante. MÊme avec un petit budget, si l’ÃĐvÃĐnement est bien organisÃĐ et offre des activitÃĐs intÃĐressantes et amusantes, vos invitÃĐs apprÃĐcieront la qualitÃĐ de l’offre.

Le sÃĐminaire d’entreprise !

Les sÃĐminaires sont maintenant une mÃĐthode ÃĐprouvÃĐe pour les entreprises, pour attirer l’attention et transmettre un ou plusieurs messages à un public cible. Les sÃĐminaires sont l’outil de marketing direct par excellence qui a fait ses preuves en termes d’impact et de rÃĐsultats.

10 ÃĐtapes indispensables à l’organisation de votre ÃĐvÃĐnement d’affaires

01

DÃĐterminez l’objectif de votre sÃĐminaire :

Votre objectif doit Être REALISTE ET REALISABLE !

Avant de commencer votre recherche, posez-vous les bonnes questions : pourquoi organiser ce sÃĐminaire entreprise et dans quel but ?

Quels sont les messages que vous essayez de transmettre, et à qui ?
Lorsque vous aurez rÃĐpondu à ces questions, vous serez en mesure de prÃĐparer le contenu du sÃĐminaire et faire le choix des intervenants.

02

Organisation ! Elaborer un plan d’action :

ÂŦ Qui fait quoi et commentâ€Ķ? Âŧ

DÃĻs que l’objectif du sÃĐminaire est dÃĐfinis, prÃĐparer un plan d’action.

Vous aurez besoin de points de rÃĐfÃĐrence et d’une liste chronologique des tÃĒches que vous devez accomplir et le choix des acteurs devant assurer la prÃĐparation du sÃĐminaire. Il vous permettra d’optimiser votre temps et d’augmenter votre efficacitÃĐ.

Ce plan d’action sera revu au jour le jour pour optimiser son efficacitÃĐ.

03

Elaborer votre budget prÃĐvisionnel :

A partir du moment ou votre plan d’action est finalisÃĐ, vous pouvez valoriser les coÃŧts prÃĐvisionnels.

Ce budget prÃĐvisionnel sera rÃĐvisÃĐ quotidiennement et mis à jour en constatant les ÃĐcarts entre prÃĐvisions et rÃĐalisation. Ce travail vous permettra d’optimiser les coÃŧts sur un prochain sÃĐminaire.

04

Choisir un emplacement appropriÃĐ

Vous devez choisir un ou plusieurs types de lieux qui correspondent aux besoins de votre ÃĐvÃĐnement : la disponibilitÃĐ, l’aspect et la convivialitÃĐ des installations, l’ÃĐquipement audiovisuel, le nombre de places disponibles, etc. 

N’oubliez pas que ces critÃĻres doivent Être liÃĐs aux objectifs du sÃĐminaire. 

Si votre sÃĐminaire entreprise nÃĐcessite des repas, vous devrez contacter un service de traiteur et lui fournir une liste dÃĐtaillÃĐe de vos besoins. Il en va de mÊme pour l’hÃĐbergement, si votre ÃĐvÃĐnement dure deux jours ou plus. Le choix de l’hÃītel doit Être à la hauteur des attentes de vos clients.

05

Organiser un programme de sÃĐminaires

Gardez à l’esprit les objectifs de votre entreprise (notoriÃĐtÃĐ de la marque, augmentation des ventes, gains de parts de marchÃĐ, etc.) et pensez toujours aux participants. 

N’oubliez pas de mettre en ÃĐvidence les principaux ÃĐvÃĐnements du sÃĐminaire ainsi que le temps libre et les activitÃĐs parallÃĻles. Il est important de prÃĐvoir de petites pause-cafÃĐ ou des activitÃĐs qui encourageront la conversation. Pour faciliter le chronomÃĐtrage, vous pouvez prÃĐparer à l’avance des panneaux indiquant “5 minutes” ou “1 minute” pour laisser le temps de terminer.

Important !

Organiser des activitÃĐs parallÃĻles. Un sÃĐminaire sans activitÃĐs peut sembler ennuyeux ou Être une expÃĐrience ennuyeuse pour les participants. Il faut un bon ÃĐquilibre entre les rÃĐunions de travail et des activitÃĐs originales et amusantes. Selon l’auditoire auquel vous vous adressez, vous pouvez leur offrir des salles B to B, ateliers de prÃĐsentation, stands, cours de relaxation, de cuisine, etc.

06

Personnalisez vos invitations

Cela peut sembler anodin, mais beaucoup d’entreprises oublient de personnaliser leurs invitations. Lorsque vous recevez une invitation, ne prÃĐfÃĐreriez-vous pas qu’elle vous soit adressÃĐe personnellement plutÃīt que de recevoir une invitation gÃĐnÃĐrique ? Il existe plusieurs approches comme le courrier ÃĐlectronique personnalisÃĐ ou les outils en ligne de gestion des invitations. Votre formulaire d’inscription doit Être aussi simple que possible afin que le processus soit rapide et sans douleur pour l’utilisateur. L’objectif premier pour vous est de ne recueillir que les informations les plus pertinentes.

07

Plateforme numÃĐrique

Elaborer une plateforme numÃĐrique dÃĐdiÃĐe au sÃĐminaire.

Cette plateforme sera disponible en ligne et permettra de renseigner sur le sÃĐminaire, son organisation, son contenu, les rÃĐservations, et toutes les informations utiles.

08

Marquage sur site

Qu’il s’agisse d’organiser une table ronde pour 20 personnes dans vos bureaux ou un sÃĐminaire pour 200 personnes hors site, assurez-vous toujours de l’impact visuel de votre marque. Vous pouvez par exemple afficher votre logo sur vos supports de communication (prÃĐsentations Powerpoint, programmes de l’ÃĐvÃĐnement, badges pour les invitÃĐs, etc. Si votre budget le permet, n’hÃĐsitez pas à habiller l’endroit avec des banniÃĻres ou des enseignes à l’image de votre entreprise. L’objectif est d’afficher votre marque et en mÊme temps de laisser l’invitÃĐ se mÊler au cœur de votre univers.

09

Encourager le partage et le libre ÃĐchange

Pendant l’ÃĐvÃĐnement, la bonne ambiance est essentielle à son succÃĻs. Encouragez vos ÃĐquipes à Être accessibles, serviables et joyeuses pour que les invitÃĐs puissent s’amuser au maximum. Un sÃĐminaire doit susciter la conversation entre les participants ; vous devez crÃĐer un tel environnement en ÃĐtant attentif et en encourageant l’interaction entre les diffÃĐrents acteurs prÃĐsents.

10

Analyser l’impact de votre organisation de sÃĐminaire entreprise

Vous pouvez enfin respirer, votre ÃĐvÃĐnement est terminÃĐ ! Maintenant, vous devez dÃĐterminer vos impressions et celles des invitÃĐs. Pour que votre prochain ÃĐvÃĐnement soit un succÃĻs encore plus grand, prenez en considÃĐration tous les commentaires pour vous donner des idÃĐes sur la façon d’amÃĐliorer votre performance.

Important ! 

Il est trÃĻs important d’envoyer des courriels de remerciement personnalisÃĐs aux clients potentiels qui ÃĐtaient prÃĐsents, mais aussi, et surtout, aux invitÃĐs qui ÃĐtaient prÃĐsents à l’ÃĐvÃĐnement. Cela peut Être l’occasion de partager des photos de l’ÃĐvÃĐnement avec eux. Vous pouvez ÃĐgalement utiliser cette communication pour demander des commentaires aux participants via un formulaire de rÃĐtroaction en ligne via la plateforme.

Nos partenaires

Contactez-nous Aujourd'hui