Nous facilitons votre organisation de sÃĐminaireâĶ
Apemco peut allÃĐger lâorganisation de votre sÃĐminaire en prenant en charge lâorganisation, la recherche de prestataires, les nÃĐgociations et lâÃĐtablissement du planning.Â
Faire appel à Apemco pour une organisation de sÃĐminaire et solliciter notre service dâorganisation, ne vous coÃŧte rien : vous serrez en contact direct avec les prestataires et partenaires avec lesquels nous travaillons, ces derniers vous ÃĐtabliront des devis et vous les rÃĐmunÃĐrez directement.
Gages de tranquillitÃĐ, nos services dâorganisation de sÃĐminaire vous sont donc offerts.
Comment organiser un sÃĐminaire entreprise ?
Quel que soit votre budget, vous avez la possibilitÃĐ de planifier un ÃĐvÃĐnement mÃĐmorable, dâorganiser un sÃĐminaire entreprise marquant.Â
Les possibilitÃĐs sont infinies et votre imagination peut Être dÃĐbordante. MÊme avec un petit budget, si lâÃĐvÃĐnement est bien organisÃĐ et offre des activitÃĐs intÃĐressantes et amusantes, vos invitÃĐs apprÃĐcieront la qualitÃĐ de lâoffre.
Le sÃĐminaire dâentreprise !
Les sÃĐminaires sont maintenant une mÃĐthode ÃĐprouvÃĐe pour les entreprises, pour attirer lâattention et transmettre un ou plusieurs messages à un public cible. Les sÃĐminaires sont lâoutil de marketing direct par excellence qui a fait ses preuves en termes dâimpact et de rÃĐsultats.
10 ÃĐtapes indispensables à lâorganisation de votre ÃĐvÃĐnement dâaffaires
DÃĐterminez lâobjectif de votre sÃĐminaire :
Votre objectif doit Être REALISTE ET REALISABLE !
Avant de commencer votre recherche, posez-vous les bonnes questions :Â pourquoi organiser ce sÃĐminaire entreprise et dans quel but ?
Quels sont les messages que vous essayez de transmettre, et à qui ?
Lorsque vous aurez rÃĐpondu à ces questions, vous serez en mesure de prÃĐparer le contenu du sÃĐminaire et faire le choix des intervenants.
Organisation ! Elaborer un plan dâaction :
ÂŦ Qui fait quoi et commentâĶ? Âŧ
DÃĻs que lâobjectif du sÃĐminaire est dÃĐfinis, prÃĐparer un plan dâaction.
Vous aurez besoin de points de rÃĐfÃĐrence et dâune liste chronologique des tÃĒches que vous devez accomplir et le choix des acteurs devant assurer la prÃĐparation du sÃĐminaire. Il vous permettra dâoptimiser votre temps et dâaugmenter votre efficacitÃĐ.
Ce plan dâaction sera revu au jour le jour pour optimiser son efficacitÃĐ.
Elaborer votre budget prÃĐvisionnel :
A partir du moment ou votre plan dâaction est finalisÃĐ, vous pouvez valoriser les coÃŧts prÃĐvisionnels.
Ce budget prÃĐvisionnel sera rÃĐvisÃĐ quotidiennement et mis à jour en constatant les ÃĐcarts entre prÃĐvisions et rÃĐalisation. Ce travail vous permettra dâoptimiser les coÃŧts sur un prochain sÃĐminaire.
Choisir un emplacement appropriÃĐ
Vous devez choisir un ou plusieurs types de lieux qui correspondent aux besoins de votre ÃĐvÃĐnement : la disponibilitÃĐ, lâaspect et la convivialitÃĐ des installations, lâÃĐquipement audiovisuel, le nombre de places disponibles, etc.Â
Nâoubliez pas que ces critÃĻres doivent Être liÃĐs aux objectifs du sÃĐminaire.Â
Si votre sÃĐminaire entreprise nÃĐcessite des repas, vous devrez contacter un service de traiteur et lui fournir une liste dÃĐtaillÃĐe de vos besoins. Il en va de mÊme pour lâhÃĐbergement, si votre ÃĐvÃĐnement dure deux jours ou plus. Le choix de lâhÃītel doit Être à la hauteur des attentes de vos clients.
Organiser un programme de sÃĐminaires
Gardez à lâesprit les objectifs de votre entreprise (notoriÃĐtÃĐ de la marque, augmentation des ventes, gains de parts de marchÃĐ, etc.) et pensez toujours aux participants.Â
Nâoubliez pas de mettre en ÃĐvidence les principaux ÃĐvÃĐnements du sÃĐminaire ainsi que le temps libre et les activitÃĐs parallÃĻles. Il est important de prÃĐvoir de petites pause-cafÃĐ ou des activitÃĐs qui encourageront la conversation. Pour faciliter le chronomÃĐtrage, vous pouvez prÃĐparer à lâavance des panneaux indiquant â5 minutesâ ou â1 minuteâ pour laisser le temps de terminer.
Important !
Organiser des activitÃĐs parallÃĻles. Un sÃĐminaire sans activitÃĐs peut sembler ennuyeux ou Être une expÃĐrience ennuyeuse pour les participants. Il faut un bon ÃĐquilibre entre les rÃĐunions de travail et des activitÃĐs originales et amusantes. Selon lâauditoire auquel vous vous adressez, vous pouvez leur offrir des salles B to B, ateliers de prÃĐsentation, stands, cours de relaxation, de cuisine, etc.
Personnalisez vos invitations
Cela peut sembler anodin, mais beaucoup dâentreprises oublient de personnaliser leurs invitations. Lorsque vous recevez une invitation, ne prÃĐfÃĐreriez-vous pas quâelle vous soit adressÃĐe personnellement plutÃīt que de recevoir une invitation gÃĐnÃĐrique ? Il existe plusieurs approches comme le courrier ÃĐlectronique personnalisÃĐ ou les outils en ligne de gestion des invitations. Votre formulaire dâinscription doit Être aussi simple que possible afin que le processus soit rapide et sans douleur pour lâutilisateur. Lâobjectif premier pour vous est de ne recueillir que les informations les plus pertinentes.
Plateforme numÃĐrique
Elaborer une plateforme numÃĐrique dÃĐdiÃĐe au sÃĐminaire.
Cette plateforme sera disponible en ligne et permettra de renseigner sur le sÃĐminaire, son organisation, son contenu, les rÃĐservations, et toutes les informations utiles.
Marquage sur site
Quâil sâagisse dâorganiser une table ronde pour 20 personnes dans vos bureaux ou un sÃĐminaire pour 200 personnes hors site, assurez-vous toujours de lâimpact visuel de votre marque. Vous pouvez par exemple afficher votre logo sur vos supports de communication (prÃĐsentations Powerpoint, programmes de lâÃĐvÃĐnement, badges pour les invitÃĐs, etc. Si votre budget le permet, nâhÃĐsitez pas à habiller lâendroit avec des banniÃĻres ou des enseignes à lâimage de votre entreprise. Lâobjectif est dâafficher votre marque et en mÊme temps de laisser lâinvitÃĐ se mÊler au cÅur de votre univers.
Encourager le partage et le libre ÃĐchange
Pendant lâÃĐvÃĐnement, la bonne ambiance est essentielle à son succÃĻs. Encouragez vos ÃĐquipes à Être accessibles, serviables et joyeuses pour que les invitÃĐs puissent sâamuser au maximum. Un sÃĐminaire doit susciter la conversation entre les participants ; vous devez crÃĐer un tel environnement en ÃĐtant attentif et en encourageant lâinteraction entre les diffÃĐrents acteurs prÃĐsents.
Analyser lâimpact de votre organisation de sÃĐminaire entreprise
Vous pouvez enfin respirer, votre ÃĐvÃĐnement est terminÃĐ ! Maintenant, vous devez dÃĐterminer vos impressions et celles des invitÃĐs. Pour que votre prochain ÃĐvÃĐnement soit un succÃĻs encore plus grand, prenez en considÃĐration tous les commentaires pour vous donner des idÃĐes sur la façon dâamÃĐliorer votre performance.
Important !Â
Il est trÃĻs important dâenvoyer des courriels de remerciement personnalisÃĐs aux clients potentiels qui ÃĐtaient prÃĐsents, mais aussi, et surtout, aux invitÃĐs qui ÃĐtaient prÃĐsents à lâÃĐvÃĐnement. Cela peut Être lâoccasion de partager des photos de lâÃĐvÃĐnement avec eux. Vous pouvez ÃĐgalement utiliser cette communication pour demander des commentaires aux participants via un formulaire de rÃĐtroaction en ligne via la plateforme.
Nos partenaires
