Nous facilitons votre organisation de séminaire…

Apemco peut alléger l’organisation de votre séminaire en prenant en charge l’organisation, la recherche de prestataires, les négociations et l’établissement du planning. 

Faire appel à Apemco pour une organisation de séminaire et solliciter notre service d’organisation, ne vous coûte rien : vous serrez en contact direct avec les prestataires et partenaires avec lesquels nous travaillons, ces derniers vous établiront des devis et vous les rémunérez directement.

Gages de tranquillité, nos services d’organisation de séminaire vous sont donc offerts.

Comment organiser un séminaire entreprise ?

Quel que soit votre budget, vous avez la possibilité de planifier un événement mémorable, d’organiser un séminaire entreprise marquant. 

Les possibilités sont infinies et votre imagination peut être débordante. Même avec un petit budget, si l’événement est bien organisé et offre des activités intéressantes et amusantes, vos invités apprécieront la qualité de l’offre.

Le séminaire d’entreprise !

Les séminaires sont maintenant une méthode éprouvée pour les entreprises, pour attirer l’attention et transmettre un ou plusieurs messages à un public cible. Les séminaires sont l’outil de marketing direct par excellence qui a fait ses preuves en termes d’impact et de résultats.

10 étapes indispensables à l’organisation de votre événement d’affaires

01

Déterminez l’objectif de votre séminaire :

Votre objectif doit être REALISTE ET REALISABLE !

Avant de commencer votre recherche, posez-vous les bonnes questions : pourquoi organiser ce séminaire entreprise et dans quel but ?

Quels sont les messages que vous essayez de transmettre, et à qui ?
Lorsque vous aurez répondu à ces questions, vous serez en mesure de préparer le contenu du séminaire et faire le choix des intervenants.

02

Organisation ! Elaborer un plan d’action :

« Qui fait quoi et comment…? »

Dès que l’objectif du séminaire est définis, préparer un plan d’action.

Vous aurez besoin de points de référence et d’une liste chronologique des tâches que vous devez accomplir et le choix des acteurs devant assurer la préparation du séminaire. Il vous permettra d’optimiser votre temps et d’augmenter votre efficacité.

Ce plan d’action sera revu au jour le jour pour optimiser son efficacité.

03

Elaborer votre budget prévisionnel :

A partir du moment ou votre plan d’action est finalisé, vous pouvez valoriser les coûts prévisionnels.

Ce budget prévisionnel sera révisé quotidiennement et mis à jour en constatant les écarts entre prévisions et réalisation. Ce travail vous permettra d’optimiser les coûts sur un prochain séminaire.

04

Choisir un emplacement approprié

Vous devez choisir un ou plusieurs types de lieux qui correspondent aux besoins de votre événement : la disponibilité, l’aspect et la convivialité des installations, l’équipement audiovisuel, le nombre de places disponibles, etc. 

N’oubliez pas que ces critères doivent être liés aux objectifs du séminaire. 

Si votre séminaire entreprise nécessite des repas, vous devrez contacter un service de traiteur et lui fournir une liste détaillée de vos besoins. Il en va de même pour l’hébergement, si votre événement dure deux jours ou plus. Le choix de l’hôtel doit être à la hauteur des attentes de vos clients.

05

Organiser un programme de séminaires

Gardez à l’esprit les objectifs de votre entreprise (notoriété de la marque, augmentation des ventes, gains de parts de marché, etc.) et pensez toujours aux participants. 

N’oubliez pas de mettre en évidence les principaux événements du séminaire ainsi que le temps libre et les activités parallèles. Il est important de prévoir de petites pause-café ou des activités qui encourageront la conversation. Pour faciliter le chronométrage, vous pouvez préparer à l’avance des panneaux indiquant “5 minutes” ou “1 minute” pour laisser le temps de terminer.

Important !

Organiser des activités parallèles. Un séminaire sans activités peut sembler ennuyeux ou être une expérience ennuyeuse pour les participants. Il faut un bon équilibre entre les réunions de travail et des activités originales et amusantes. Selon l’auditoire auquel vous vous adressez, vous pouvez leur offrir des salles B to B, ateliers de présentation, stands, cours de relaxation, de cuisine, etc.

06

Personnalisez vos invitations

Cela peut sembler anodin, mais beaucoup d’entreprises oublient de personnaliser leurs invitations. Lorsque vous recevez une invitation, ne préféreriez-vous pas qu’elle vous soit adressée personnellement plutôt que de recevoir une invitation générique ? Il existe plusieurs approches comme le courrier électronique personnalisé ou les outils en ligne de gestion des invitations. Votre formulaire d’inscription doit être aussi simple que possible afin que le processus soit rapide et sans douleur pour l’utilisateur. L’objectif premier pour vous est de ne recueillir que les informations les plus pertinentes.

07

Plateforme numérique

Elaborer une plateforme numérique dédiée au séminaire.

Cette plateforme sera disponible en ligne et permettra de renseigner sur le séminaire, son organisation, son contenu, les réservations, et toutes les informations utiles.

08

Marquage sur site

Qu’il s’agisse d’organiser une table ronde pour 20 personnes dans vos bureaux ou un séminaire pour 200 personnes hors site, assurez-vous toujours de l’impact visuel de votre marque. Vous pouvez par exemple afficher votre logo sur vos supports de communication (présentations Powerpoint, programmes de l’événement, badges pour les invités, etc. Si votre budget le permet, n’hésitez pas à habiller l’endroit avec des bannières ou des enseignes à l’image de votre entreprise. L’objectif est d’afficher votre marque et en même temps de laisser l’invité se mêler au cœur de votre univers.

09

Encourager le partage et le libre échange

Pendant l’événement, la bonne ambiance est essentielle à son succès. Encouragez vos équipes à être accessibles, serviables et joyeuses pour que les invités puissent s’amuser au maximum. Un séminaire doit susciter la conversation entre les participants ; vous devez créer un tel environnement en étant attentif et en encourageant l’interaction entre les différents acteurs présents.

10

Analyser l’impact de votre organisation de séminaire entreprise

Vous pouvez enfin respirer, votre événement est terminé ! Maintenant, vous devez déterminer vos impressions et celles des invités. Pour que votre prochain événement soit un succès encore plus grand, prenez en considération tous les commentaires pour vous donner des idées sur la façon d’améliorer votre performance.

Important ! 

Il est très important d’envoyer des courriels de remerciement personnalisés aux clients potentiels qui étaient présents, mais aussi, et surtout, aux invités qui étaient présents à l’événement. Cela peut être l’occasion de partager des photos de l’événement avec eux. Vous pouvez également utiliser cette communication pour demander des commentaires aux participants via un formulaire de rétroaction en ligne via la plateforme.

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